Ośrodek Pomocy Społecznej
w Świętochłowicach - 2019

Zapytanie ofertowe

( niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego

 w rozumieniu przepisów ustawy Pzp)

Ośrodek Pomocy Społecznej w Świętochłowicach – Zamawiający, działając na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r – Prawo zamówień zaprasza do złożenia oferty na dostawę materiałów eksploatacyjnych do kserokopiarek, drukarek dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach i jednostki podległej.

1. Przedmiot zamówienia obejmuje sukcesywną dostawę materiałów eksploatacyjnych, produkowanych przez producenta sprzętu, w którym mają być one zainstalowane.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje także transport i wniesienie do magazynu w siedzibie Zamawiającego i jednostki podległej.
3. Jeśli w trakcie eksploatacji zamawiający stwierdzi, że jakość, wydajność lub niezawodność dostarczonych materiałów eksploatacyjnych jest niewłaściwa, wykonawca zobowiązuje się do :

• wymiany produktu na nowy, wolny od wad,
• naprawy na własny koszt urządzenia, jeśli uległo awarii z powodu stosowania dostarczonych materiałów nieodpowiedniej jakości, a na czas naprawy, dostarczenie urządzenia zastępczego o tych samych parametrach technicznych co urządzenie naprawiane,
• ponoszenia kosztów serwisowania urządzeń, jeśli producent tych urządzeń odmówi zamawiającemu wykonywania usług serwisowych z powodu zastosowania materiałów nieodpowiedniej jakości,
• poniesienia kosztów ekspertyzy specjalisty w przypadku, gdy urządzenie ulegnie uszkodzeniu wskutek zastosowania niewłaściwych materiałów.

4. Wszystkie materiały eksploatacyjne muszą posiadać znak firmowy producenta, etykiety zawierające numer katalogowy, pozwalający na zidentyfikowanie danego produktu i termin jego ważności. Zastosowane materiały nie mogą powodować ograniczeń funkcji i możliwości sprzętu oraz jakości wydruku/ kopii wyspecyfikowanych w warunkach technicznych producenta sprzętu.
5. Wykonawca udzieli 24 miesięcznej gwarancji jakości na dostarczone towary.
6. Wykaz urządzeń wraz z ilością niezbędnych do nich materiałów eksploatacyjnych określono w załączniku nr 1. Ilości materiałów wskazane w załączniku są ilościami orientacyjnymi, ustalonymi na podstawie zużycia w okresie ostatnich 12 miesięcy przed wszczęciem niniejszego postępowania oraz przewidywanego na rok 2020 r. zapotrzebowania, przyjętymi w celu porównania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej.

Zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych.  Za równoważne oferty, Zamawiający rozumie produkty o parametrach nie gorszych od przedstawionych w opisie przedmiotu zamówienia (treść formularza ofertowego). Pod pojęciem produktu równoważny Zamawiający rozumie materiały:

• kompatybilne z urządzeniami, w których będą wykorzystane,
• posiadające co najmniej takie same lub wyższe parametry jakościowe i wydajnościowe, co materiały zalecone przez producentów urządzeń drukujących (m.in. równowartość pokrycia, rozdzielczości druku, wydajność, niezawodność, temperatura przechowywania, kolor i nasycenie barw),
• nie naruszające praw własności intelektualnej i patentów,
• fabrycznie nowe, pełnowartościowe i nierefabrykowane, wolne od wad technicznych, wyprodukowane wyłącznie ze 100 % nowych komponentów, posiadają wszelkie zabezpieczenia szczelności zbiornika z tonerem oraz dostarczany w oryginalnych opakowaniach producenta,
• których wydajność jest zgodna z normą ISO/IEC 19752 (dot. Drukarek laserowych monochromatycznych), normy ISO/IEC 19798 (dot. Drukarek laserowych), jest co najmniej taka sama jak z materiału oryginalnego zaleconego przez producentów sprzętu.

Wskazanie równoważności oferowanego przedmiotu zamówienia spoczywa na Wykonawcy.

7. Dostawa materiałów eksploatacyjnych będzie następować partiami stosownie do potrzeb zamawiającego w całym okresie obowiązywania umowy.
8. Wykonawca zobowiązuje się przygotować i dostarczyć materiały w ramach każdej zamówionej partii w terminie wskazanym przez zamawiającego.
9. Rodzaj i ilość dostarczonej każdej partii zamówionych materiałów zamawiający określi przekazując wykonawcy zamówienie za pomocą e-maila z wyprzedzeniem co najmniej 3 dni roboczych przed terminem dostawy.
10. Wykonawca dostarczy i wniesie do wskazanego pomieszczenia daną partię artykułów
    w terminie do 3 dni roboczych od dnia zgłoszenia zamówienia. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć materiały na własny koszt, w fabrycznych opakowaniach do magazynów zamawiającego, znajdujących się:

• przy ul. Katowickiej 35,
• przy ulicy Imieli 12.

Kody  na podstawie wspólnego słownika  zamówień CPV:

Klasy kodów oraz Kody we Wspólnym Słowniku Zamówień w ramach której będą wydatkowane środki: 

- 30125100-2 – Wkłady barwiące;

- 30125110-5 – Tonery drukarki;

- 30125120-8 – Tonery do fotokopiarek.

11. Termin i miejsce składania ofert:

Oferty należy składać  w formie pisemnej w zamkniętej kopercie:

1. osobiście w siedzibie: Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach,
2. przesłać na adres: Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Katowicka 35,  41-600 Świętochłowice,

z dopiskiem na kopercie: „Dostawa materiałów eksploatacyjnych do kserokopiarek, drukarek na potrzeby Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach”

lub na adres e-mail: sekretariat@ops-sw.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 11.12.2019r. godz. 10:00 – dołączyć załącznik nr 1 formularz ofertowy oraz załącznik nr 3 RODO.

Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną.

Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane.

Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia lub ujawnione zostały istotne błędy w postępowaniu uniemożliwiające zawarcie ważnej umowy. Wykonawcy nie będzie przysługiwać żadne roszczenie z tego tytułu.

Otwarcie ofert nie ma charakteru publicznego.

Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Wykonawca zostanie poinformowany w formie pisemnej za potwierdzeniem odbioru, oraz e-mailem (jeżeli posiada).

12. Kryterium oceny ofert: 100% cena na całość zamówienia, obliczana wg wzoru:

Cena 100 punktów obliczana wg wzoru:

  cena oferty najniższej (brutto)

                                                                 X 100 pkt

             cena oferty ocenianej (brutto)

13. Istotne postanowienia, które zostaną zawarte w treści umowy: wzór umowy.

14. Umowa z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana na warunkach określonych w zapytaniu ofertowym oraz we wzorze umowy, w siedzibie Zamawiającego tj. Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Katowicka 35, 41-600 Świętochłowice.

15. Klauzula informacyjna (RODO) stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania.  

16. Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcami:

• Izabela Hyska – tel. (32) 2455- 104 w 58 – e-mail: ihyska@ops-sw.pl w zakresie procedury.