Ośrodek Pomocy Społecznej
w Świętochłowicach - 2019

Zapytanie ofertowe

( niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego

 w rozumieniu przepisów ustawy Pzp)

Ośrodek Pomocy Społecznej w Świętochłowicach – Zamawiający, działając na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych zaprasza do złożenia oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest  :

Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych[1] dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

1. Pełnienie funkcji IOD dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach wraz z pełną odpowiedzialnością wynikającą z art. 39 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
2. Przeprowadzenie weryfikacji zgodności stanu aktualnego dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych z obowiązującymi przepisami prawa i jej bieżąca  modyfikacja oraz wdrożenie – dotyczy m.in. Polityki bezpieczeństwa, instrukcji zarzadzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych, klauzul informacyjnych, poufności, treści upoważnień do przetwarzania danych osobowych, rejestru upoważnień, zgody na przetwarzanie danych osobowych, rejestru czynności przetwarzania, oceny ryzyka, arkuszy oceny ryzyka, instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych, określenia środków technicznych i organizacyjnych zalecanych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych, wykazu kont osób i aplikacji przetwarzających dane osobowe, rejestru incydentów naruszenia danych osobowych, wykazu pomieszczeń, w których przetwarzane są dane oraz podmiotów z którymi zawarto umowy powierzenia, zbiorów danych i ich charakterystyki, wykazu przeprowadzonych kontroli, oświadczeń pracowników przetwarzających dane osobowe, klauzul zgody na upublicznienie wizerunku, wykazów udostepnień danych innym podmiotom oraz udostępnień danych osobom, których dane dotyczą, wniosków o udostępnienie danych osobowych, umów powierzenia przetwarzania danych.
3.  Nadzór nad przestrzeganiem przepisów, procedur i wytycznych w ramach ochrony danych osobowych.
4. Regularne prowadzenie kontroli bezpieczeństwa danych wraz z raportowaniem zawierającym wnioski kontrolne oraz rekomendacje.
5. Prowadzenie szkoleń wewnętrznych dla pracowników uczestniczących w operacjach przetwarzania danych.
6. Wsparcie dla pracowników w przygotowaniu klauzul, regulaminów i innych dokumentów związanych z RODO – wymagana fizyczna obecność w siedzibie Ośrodka co najmniej 1 raz w tygodniu od 8:00 – 15:00.
7. Cykliczne szkolenia pracowników dotyczące ochrony danych osobowych.
8. Konsultacje telefoniczne, mailowe w godzinach pracy jednostki.
9. Wsparcie w przygotowaniu i negocjowaniu umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.
10. Rozpatrywanie skarg osób fizycznych w związku z rzekomym naruszeniem ich praw dotyczących przetwarzania danych osobowych.
11. Podejmowanie działań w przypadku wystąpienia incydentów ochrony danych osobowych – analiza ryzyka ,a także dokumentowanie i zgłaszanie ewentualnych naruszeń do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
12. Nadzorowanie kontaktów z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.

Kody na podstawie wspólnego słownika zamówień CPV: 72300000-8

3. Termin realizacji zamówienia : od dnia podpisania umowy  do 31.12.2020

 4. Termin i miejsce składania ofert:

Oferty należy składać  w formie pisemnej w zamkniętej kopercie:

1).    osobiście w siedzibie: Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach,

2). przesłać na adres: Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Katowicka 35, 41-600 Świętochłowice, z dopiskiem na kopercie : „ RODO ” nie otwierać przed 23.12.2019 godz. 10:00 lub na adres e-mail: sekretariat@ops-sw.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 23 grudnia 2019r. godz. 10:00. Oferta powinna zawierać wypełniony formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Wszystkie strony winny być podpisane przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy.

Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane.

Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

Zamawiający zastrzega sobie unieważnienie Zapytania Ofertowego, jeżeli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przekracza kwotę, która Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia.

Otwarcie ofert nie ma charakteru publicznego.

Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania.

6. Kryterium oceny ofert : 100 % cena obliczana wg wzoru:

  cena oferty najniższej (brutto)

100pkt x 100%

  cena oferty ocenianej (brutto)

7. Istotne postanowienia, które zostaną zawarte w treści umowy: wzór umowy

8. Osoba  uprawniona do kontaktów z Wykonawcami :

8.1. Hyska Izabela  – tel. (32) 2455- 104  w 58 - w zakresie procedury.

Załączniki:

1. Wzór umowy